如何防止公文管理混乱

2022-10-31

如何防止公文管理混乱


在公文管理的整个流程中要尽量把握三个原则:一是统一实施。要设置专门的部门,指定专门的人员,统一负责相关工作。二是一办到底。在发文办理中,起草文稿的人员要负责整个流程中文稿的传递,一般情况下不要中途转交给其他人。在收文办理中,签收、登记、初审、承办、传阅、催办一般也由一人一办到底,便于全面掌握公文的去向和进度。三是明确责任。谁起草谁负责,谁审核谁负责,谁签字谁负责。


【案例】


某单位,日常对外发文,主要由各承办处室根据各自业务工作自己拟写文稿、送分管领导签批,重要文稿送主要领导签批,自行打印出正式文稿后,送单位办公室统一登记盖章,然后由各处室自己送至相关受文单位。该单位在收到外来文件时,将上级单位、平级单位发来的“会议类”“活动类”以及一些涉及面单一的文件交由办公室甲同志登记处理,将上级单位、平级单位发来的其他类型的文件交由办公室乙同志登记处理,将直属单位上报的文件交对口处室登记处理。在对外来文件的办理过程中,有的文件由办公室甲同志填写“文件处理单”,提出拟办意见,交办公室主任签字;有的文件直接由办公室主任提出拟办意见。办公室将提出拟办意见的文件送分管领导、主要领导签字,在主要领导签批了明确办理意见后,具体承办处室又在领导签批的意见下面层层签写相关办理意见,处长签给副处长、副处长签给科长、科长签给科员。


【问题分析】


案例反映的是单位内部对公文管理不规范的问题。主要问题有三个方面:


(1)该单位没有专门的公文处理机构,没有专门的公文印制机构,公文由各处室自己打印。


(2)该单位没有规范的公文管理制度。发文办理和收文办理的程序环节不完整、顺序不对。发文处理过程中,没有履行复核、登记、校对、核发等程序。


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