如何防止公文管理混乱

如何防止公文管理混乱

在公文管理的整个流程中要尽量把握三个原则：一是统一实施。要设置专门的部门，指定专门的人员，统一负责相关工作。二是一办到底。在发文办理中，起草文稿的人员要负责整个流程中文稿的传递，一般情况下不要中途转交给其他人。在收文办理中，签收、登记、初审、承办、传阅、催办一般也由一人一办到底，便于全面掌握公文的去向和进度。三是明确责任。谁起草谁负责，谁审核谁负责，谁签字谁负责。

【案例】

某单位，日常对外发文，主要由各承办处室根据各自业务工作自己拟写文稿、送分管领导签批，重要文稿送主要领导签批，自行打印出正式文稿后，送单位办公室统一登记盖章，然后由各处室自己送至相关受文单位。该单位在收到外来文件时，将上级单位、平级单位发来的“会议类”“活动类”以及一些涉及面单一的文件交由办公室甲同志登记处理，将上级单位、平级单位发来的其他类型的文件交由办公室乙同志登记处理，将直属单位上报的文件交对口处室登记处理。在对外来文件的办理过程中，有的文件由办公室甲同志填写“文件处理单”，提出拟办意见，交办公室主任签字；有的文件直接由办公室主任提出拟办意见。办公室将提出拟办意见的文件送分管领导、主要领导签字，在主要领导签批了明确办理意见后，具体承办处室又在领导签批的意见下面层层签写相关办理意见，处长签给副处长、副处长签给科长、科长签给科员。

【问题分析】

案例反映的是单位内部对公文管理不规范的问题。主要问题有三个方面：

（1）该单位没有专门的公文处理机构，没有专门的公文印制机构，公文由各处室自己打印。

（2）该单位没有规范的公文管理制度。发文办理和收文办理的程序环节不完整、顺序不对。发文处理过程中，没有履行复核、登记、校对、核发等程序。

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