民航局档案数字化工作的实践与思考

2021-01-24

民航局档案数字化工作的实践与思考


  【摘要】电子文件大量产生,带来了档案存储与利用方式的变革,由此,传统载体档案数字工作成为近年来机关、企事业单位档案工作的热点。本文以民航局档案数字化工作实践为例,分析提出了对档案数字化工作的一些思考。


  随着信息技术的高速发展,电子文件数量激增,以及社会各个层面对档案信息利用需求的不断增长,带来了档案存储与利用方式的变革。近年来,国家档案局提出并开始实施“档案数字化战略”,随之,越来越多的单位开始了“实现海量存储和零距离利用”的传统纸质档案数字化工作。但是,受标准、规范相对滞后、各单位实际情况不一等因素制约,这项工作发展还不成熟,在档案数字化过程中难免遇到一些问题。笔者以民航局档案数字化实践为例,谈一谈对这项工作的几点思考。


  一、工作回顾


  民航局档案数字化工作起步较早,先后进行了档案目录、重要纸质档案原文及重要照片、录音录像档案的数字化工作。


  (一)档案目录数字化情况


  早在1995年,民航局档案部门开发并使用了《中国民航档案信息管理系统》,对所有门类的档案实行了目录管理。至2002年,完成了全部馆藏档案目录的数字化任务。


  (二)重要纸质档案数字化情况


  民航局重点开展了文书档案数字化工作。由于档案利用率不同(并非所有文件均有较高的利用价值)及经费等问题,原则上只对永久、长期保管的文书档案进行数字化。考虑到民航局档案工作人员较少,购置数字化各种硬件设备及对人员培训的费用较高等因素,故民航局档案数字化工作均采用外包形式,即由专业公司承担数字化任务。自2004年以来,先后完成了民航局及11个下属单位的5300余卷重要文书档案数字化工作,数字化照片1503张、声像档案333盘。整个数字化工作主要经过了以下几个阶段:


  1、前期准备阶段:


  制定《民航局文书档案数字化加工范围》,集中人力按照加工范围对馆藏档案进行鉴定、筛选。详细统计需扫描档案数量,做到心中有数。考察外包公司并签定合同,合同中对质量要求、加工场地、安全保密、工期、费用及验收办法进行明确规定。


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