办公室工作——怎样接电话？怎样写电话记录？

电话是各级机关、单位传递信息的重要工具。作为办公室或秘书工作人员，应当熟练地掌握电话特性和通话知识，正确地使用电话。利用电话联系和处理各种工作，有很多优越性。由于电话直接传达人的语言，它不受文字、符号、距离的限制，所以用起来既灵活、方便，又迅速、及时。 

1.电话处理的公务 

办公秘书部门经常利用电话进行工作，其内容也比较多，大体上说有两个方面: 

一是承办领导同志交办的属于领导事务的电话，例如传达一项指示，请示一项工作，通知开会，询问或答复某一问题等，二是处理秘书部门内部工作性质的电话。具体讲，主要有以下几个方面: 

(1)负责电话会议的服务、文件管理和记录工作; 

(2)负责通过电话接收的文件的传抄和处理工作; 

(3)负责领导同志交办的需用电话传抄的事务; 

(4)负责承接上级机关的电话指示和通知，下级单位的电话请示和报告及本级机关打来的属于协商工作的电话，并分别情况如实传达和处理; 

(5)负责处理秘书工作的一切电话事务。 

2.接电话的礼仪 

接打电话要力求保持良好平和的心态，语音要平静柔和、语言要文明健康，口部与话筒要注意保持适当的距离，一般以2至3厘米为宜。 

接听电话，务必在三响之内。如果不能立即接听，接通后应向对方说明原因。 

接听电话时要说“您好”或“你好”，不要说“喂”，并注意认真专注于对方的讲话，对重要的事，应详做记录，然后及时转达有关领导，不得延误，以免误事。 

如果电话是找其他人，这时应讲:“请稍等”，用手轻捂送话筒，然后再呼喊远距离的受话人，不能话简未放下，就大喊大叫。如果受话人外出，可代其询问对方的工作单位、姓名、电话号码或告知对方何时再打来电话。 

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