开好分会场视频会,这些细节莫忽视

2023-02-24

开好分会场视频会,这些细节莫忽视


一场优质高效的视频会议,不仅有效减少人员聚集,降低会议成本,更能切实提高工作效率。开好分会场视频会议,以下细节不可忽视: 

  

01 明确传输信号 

视频会议一般有指定的传输信号种类,作为统筹分会场的经办人必须向相关部门了解清楚,同一时间是否有其他上级部门召开视频会议,采用该种信号进行传输。 

如果有两个或多个会议在同一时间用同一种信号召开视频会议,则应立即与上级部门联系,由上级部门协调并明确是否更改传输信号。    

02 了解议程和时长 

为提前做好会议准备,经办人要主动与上级部门联系,了解会议议程,弄清楚是否需要分会场参会领导发言。确需发言的,经办人要提前向上级部门了解发言主题、时限、着装等要求,据此通知相关人员准备材料。 

会议通知上一般只注明会议开始时间,但领导经常要安排多项工作,参加多项会议,有时上级部门的视频会议结束后,领导会接着召开本级的视频会议,部署相关工作。 

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