秘书人员如何处理电子文件

秘书人员如何处理电子文件

逐渐走向“无纸化”办公的今天，秘书人员经常会接触到各种各样的电子文件。电子文件虽然方便快捷，却也常常伴随着安全与保管的问题。

如何才能更好地管理工作中的电子文件呢？具体可参照以下步骤：

一、收集

对于组织工作来往中接触到的电子文件，以及在日常工作中可能会对组织或个人有用处的文件，秘书人员应该有“收集意识”，不仅对于一些重要性“一目了然”的文件要进行主动收集与保存，对一些重要的文件内容、定稿草稿文件以及有重要凭证、依据、价值内容的文件更应该注重保存，以便学习与利用。

二、登记

收集并确认保留的电子文件应及时登记。一般组织都应有专门登记电子文件的表格，称为电子文件登记表。电子文件登记表应包括文件主题、事项、形成日期（接收日期）、文件代码、相关形成部门与联系方式等。电子文件登记表通常一式二份，一份交由企管部备案，一份由本部门与电子文件的备份一同保存，并应附纸质打印件。

三、分类

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