党政机关公文格式规范18“要”

公文采用特定的格式，目的是规范公文处理工作，解决公文体例不统一、格式不一

致、衔接不顺畅等问题，从而保证公文质量，提高公文办理效率，确保党政机关制发的

公文得以顺利贯彻执行。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定“公文一

般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主

送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、

印发机关和印发日期、页码等组成”，从18个方面规范了党政机关公文格式各要素。这里

结合实际工作，为大家梳理一下其中涉及的规范性问题。

1．公文份号标注要规范。份号即公文印制的顺序号，涉密公文标注份号有利于加强

公文的管理，便于掌握公文的去向。按照《条例》规定，公文份号在公文首页左上角用阿

拉伯数字标注。涉密文件可标虚位，一般标四至六位，如果是两位数的文件共20号，则

从0001号开始编码，一直编排到0020号；如果是四位数的文件共2012号，则从000001号

开始编码，一直编排到002012号。

2．密级和保密期限标注要规范。高标密级或低标密级都会给文件的使用和管理带来

不便，因此要本着实事求是、利于保密的原则，合理把握和确定密级和保密期限。密级

和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用阿拉伯数字标注。例如：秘密1年、机密3

年、绝密长期。

3．紧急程度标注要规范。这是公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度要在公

文首页左上角标注。不能将正常运行的公文随意标注为“急件”。现在有些部门上报的公

文，不急的公文却标注了紧急程度，缓急程度标注过高，给上级领导机关增加了压力，

带来了不必要的麻烦。

4．发文机关标志要规范。这是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，

此类文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文件；文件头也可以

使用发文机关全称或者规范化简称，文号编在版头下方红线以下，一般用函类公文较多

。要取消一些部门“发文机关名称加括号并标注文种”的文件标题格式，例如：××××厅（

通知）、××××局（批复）等，统一采用发文机关全称加“文件”二字或者发文机关规范化

简称形式，再根据文件内容确定使用的文种。

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